Adatvédelmi irányelvek

Kutatók Éjszakája 2020

ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ

Tisztelettel kérjük, hogy figyelmesen olvassa el ezt az adatkezelési tájékoztatót, melyben a “FAWORIT 2020 konzorcium” (European Researchers Night H2020-MSCA-NIGHT-2020 pályázati felhívás, 955402 pályázati azonosítójú projekt; székhely: 1021 Budapest, Hűvösvölgyi út 54. V/1.), a továbbiakban: „Konzorcium” vagy Adatkezelő”, mint a Kutatók Éjszakája program – továbbiakban: Program – szervezője tájékoztatja a honlapján regisztrálókat, programján résztvevőket személyes adataik kezeléséről és védelméről, az érintett jogairól.

Bármilyen kérdés, észrevétel esetén az alábbi elérhetőségeken állunk rendelkezésére:

Kik vagyunk?

Az RCISD – Regionális Tudásközpont Kft. 2012 óta vesz részt a Kutatók Éjszakája projektben és 2016 óta koordinátora a programsorozatnak. Honlapunk: http://rcisd.eu/, székhelyünk: 1021 Budapest, Hűvösvölgyi út 54. V/1.

A Konzorcium tagjai:

  • : kommunikációs kampányért felelős partner; honlapja: http://nokatud.hu/, székhelye: 1121 Budapest, Konkoly-Thege utca 29-33., iroda és központi ügyintézés helye: 1114 Budapest, Bartók Béla út 33.
  • Óbudai Egyetem: honlapja: http://uni-obuda.hu/, székhelye: 1034 Budapest, Bécsi út 96/B.
  • HÉTFA Kutatóintézet és Elemző Központ: társadalmi hatásvizsgálatért felelős partner; honlapja: http://hetfa.hu/, székhelye: 1051 Budapest, Október 6. u. 19.
  • Tudományos Ismeretterjesztő Társulat: honlapja: https://titnet.hu/, székhelye: 1088 Budapest, Bródy Sándor u. 16.


Kinek az adatai érintettek?

Az adatkezelési tájékoztatónk természetes személyekre vonatkozó személyes adatok kezelésére terjed ki, azaz minden olyan esetre vonatkozik, amikor a Programmal kapcsolatban olyan adat, információ birtokába jut, amely természetes személlyel összeköthető, vele azonosítható adatra vonatkozik. Jelen adatkezelési tájékoztató a Kutatók Éjszakája programban résztvevők, a programra regisztrálók adatainak kezelésére terjed ki.

Milyen jogszabályok alapján történik az adatkezelés?

  • AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETE (GDPR);
  • Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról 2011. évi CXII. Törvény;
  • Az Európai Bizottság 29. számú munkacsoportjának és az Adatvédelmi Hivatal (NAIH) állásfoglalásai.

Milyen forrásból származnak az adatok, és milyen okból kezelik az adataim?

A Programmal kapcsolatban több jogalapja (jogszabály által biztosított oka) lehet annak, hogy adatait kezeljük.

1.Ön hozzájárulását adta az adatkezeléshez, az alábbiak szerint:

A honlapon/közösségi oldalon keresztül a Programra jelentkező résztvevők és fogadóhelyek nevében eljáró természetes személyek (továbbiakban: Érintett) önkéntesen regisztrálhatnak és adhatnak meg azonosításra alkalmas személyes adatokat. Az önkéntes adatmegadással a Érintettek hozzájárulnak ahhoz, hogy a Konzorciumunk a jelen tájékoztatóban foglaltak szerint kezelje a megadott adatokat. Az adatokat Ön adja meg részünkre, vagy (intézményi fogadóhelyek esetében) az Ön felhatalmazásával kollégája adta meg az Ön elérhetőségét a program lebonyolításával kapcsolatos kommunikáció céljából.

Kezelt személyes adatok:

résztvevők esetén: név, e-mail cím, IP cím

intézmények (fogadóhelyek) esetén: kapcsolattartó neve, személyes vagy munkahelyi e-mail címe, személyes vagy munkahelyi telefonszáma, egyéb megadott elérhetőségi adatai, IP cím

Különleges, azaz szenzítiv adatkezelés nem történik.

Kezelt személyes adatait automatizált módon történő döntéshozatalra, profilalkotásra nem használjuk.

A megadott adatokat adatkezelőn és adatfeldolgozókon túl további félnek nem adjuk ki.

2. Konzorciumunk szolgáltatás teljesítése – rendezvény lebonyolítása – miatt kezeli az adatait

Ön szóban (telefonon), vagy írásban (e-mailen, internetes felületen keresztül) szolgáltatás teljesítésére szerződött velünk, tipikusan: a Kutatók Éjszakája programunkban kíván résztvenni. Ahhoz, hogy a szolgáltatást teljesíteni tudjuk, adatait nyilván kell tartanunk.

3. Konzorciumünk akkor is kezelheti adatait, ha jogos érdeket tud bizonyítani adatai kezelése vonatkozásában. Ilyen jogos érdek áll fenn, amennyiben Ön elveszíti okiratait a program során. Ebben az esetben az Ön felkutatásáig – ennek sikertelensége esetén – Hatóság részére történő leadásig – tartja nyilván az okiratokat. Az okiratok leadását követően semmilyen másolat, adat nem kerül tárolásra.

Képmás és hangfelvétel

Rendezvényeinken kép- és hangfelvételek történhetnek, a rendezvény sajtónyilvános esemény. Amennyiben ez a felvétel nem tömegfelvétel, azaz egyedi azonosításra alkalmas és így személyes adatot hordoz, ez minden esetben az érintett írásbeli hozzájárulásával történik, amelyet az Ön a honlapon vagy az ön által meglátogatott helyszínen jelez számunkra. Az írásbeli hozzájárulással Ön az alábbiakhoz is hozzájárulását adja számunkra:

A kép- és hangfelvételeket a Kutatók Éjszakája programban résztvevő fogadóhely és a Konzorcium a Kutatók Éjszakája program és/vagy a Konzorcium céljainak (a program társadalmi hatásának vizsgálata, kutatás népszerűsítése, nők esélyegyenlőségének növelése a tudományban) és programjainak népszerűsítése céljából további hozzájárulás nélkül, térítésmentesen, tér és időbeli korlátozás nélkül, a nyilvánossághoz közvetítésre alkalmas bármely technológia útján korlátlan számban és módon nyilvánossághoz közvetítheti, valamint a szerzői jogról szóló 1999. évi LXXVI. törvényben rögzített valamennyi ismert felhasználási módon [így különösen földi és/vagy műholdas sugárzással vagy bármely más módon – a hozzáférés lehetőségét a nyilvánosság tagjai számára egyénileg megválaszthatóan is – történő nyilvánossághoz közvetítéssel, átdolgozással, kiadással, bármely ismert eljárással pl. kép- vagy hangfelvételen rögzítéssel, illetve számítógéppel vagy elektronikus adathordozóra másolással) történő többszörözés és a többszörözött műpéldányok terjesztésének (beleértve azok forgalomba hozatal céljából az országba történő behozatalát is) útján] felhasználhatja az Konzorcium fennállása alatt. A cél lehetetlenné válásával, az Konzorcium megszűnésével vagy az érintett kérelmével a felvételek – a technikai lehetőségek szerint – törlésre kerülnek.

Kérjük, hogy amennyiben nem járul hozzá fenti felhasználáshoz, úgy ne adja írásbeli hozzájárulását, úgy ezt a regisztráció folyamán jelezze előre számunkra. Amennyiben a későbbiekben írásbeli hozzájárulását vissza kívánja vonni, úgy ezt írásban (e-mailen vagy postai úton) közölheti Konzorciumunkkal, és Konzorciumunk mindent megtesz annak érdekében, hogy az Önről készült kép- és hangfelvételek haladéktalanul törlésre kerüljenek, de felhívjuk figyelmét arra, hogy az Konzorcium hatókörén kívüli kimentett megjelenésekért nem áll módunkban felelősséget vállalni (pl. honlap vagy közösségi oldal Érintettk lementenek képeket).

Hogyan és Miért kezeljük adatait?

Az adatkezelés célja

Az adatkezelés célja az Érintettel való kommunikáció, a Érintett által rendelt szolgáltatások teljesítése (tipkusan a Kutatók Éjszakája programon való rendezvény szolgáltatásainak bonyolítása).

Adatfeldolgozók

A Konzorcium adatfeldolgozóiról elérhetőségeinken kaphat tájékoztatást. Adatfeldolgozóinkkal minden esetben adatfeldolgozási szerződést kötünk, amely szerződésben az adatfeldolgozók kötelezettséget vállalnak a jelen tájékoztató szerinti adatkezelésre.

Adatok törlése, tárolása

A Konzorcium az érintett írásbeli kérésére törli (megsemmisíti) azon adatokat, amelyek megőrzésére jogszabály nem kötelezi, vagy amely adatok szerződéses kötelezettsége teljesítése már nem szükséges, amelynek kezelését illetően jogos érdeket nem tud bizonyítani és alátámasztani vagy amely adat törlését az érintett kéri és adatkezelés kizárólag az Ön hozzájárulásán alapul.

Az elektronikus adatok olyan módon kerülnek törlésre, hogy visszaállításuk ne legyen lehetséges, a papíralapú adatok megsemmisítőben vagy erre jogosítvánnyal rendelkező megsemmisítéssel főtevékenysége szerint szakszerűen foglalkozó vállalkozó, vállalat megbízásával kerül sor.

Az adatokat a Konzorcium elsősorban elektronikus úton gyűjti és tárolja saját szervereken, amelyet többszintű tűzfal-rendszer és vírusirtó véd. Az adatokat hozzáférési jogosultságok korlátozásával, erős jelszóval is védjük.

Az esetlegesen papír alapon kezelt személyes adatok (pl. fogadóhelyen átadott hozzájárulás) a Nők aTudományban Egyesület székhelyén vagy telephelyén mappákba lefűzve kerülnek tárolásra megfelelő fizikai védelemmel (bejutási korlátozások, munkavállalói oktatás).

Az adatok megőrzési ideje, törlési határidők:

  • hozzájárulás alapján kezelt adatok (pl. képmás, hírlevélre feliratkozással kapcsolatos adatok): haladéktalanul, ahogy az érintett hozzájárulását visszavonta, vagy az adatkezelés jogalapja és/vagy célja megszünt
  • igény szerint töröljük, más esetben a projekt után egy évig tároljuk, majd megsemmisítjük.
  • program teljesítése érdekében kezelt adatok (regisztrációs adatok): program teljesítését követő egy év után, kivéve azon adatok, amelyeket jogszabályi kötelezettségnél fogva kezelnünk kell (pl. amennyiben számla kiállítás történik, a számlán szereplő személyes adatok)
  • jogos érdek alapján kezelt adatok: jogos érdek megszűnését követően ésszerű határidőn belül (pl. elveszett iratok adatai a visszaszolgáltatással, Hatóság részére történő leadással).

A Konzorcium továbbítja-e az adataim?

A Konzorcium adatokat csak az alábbi esetekben továbbít:

  • vele adatfeldolgozási szerződést kötő, a program teljesítésében közreműködő alvállalkozója, partnere részére, különös tekintettel a program lebonyolításában résztvevő fogadóhelyek számára, amennyiben a szolgáltatás teljesítéséhez az adatok továbbítása szükséges vagy
  • ha az adattovábbítást az érintett kéri, vagy ahhoz előzetesen hozzájárult, vagy
  • ha erre jogszabály kötelezi.

Hozzáférhet-e illetéktelen személy adataimhoz?

Amennyiben adatai illetéktelen harmadik személyhez kerültek vagy ennek veszélye fennáll, úgy adatvédelmi incidensről beszélünk.

A Konzorciumnál az elmúlt évtizedekben adatvédelmi incidens nem történt. Lehetséges kockázatként felmerülhet:

  • adatokat tartalmazó eszközök (laptop, mobil) elvesztése, ellopása
  • betörés
  • szerver elleni támadás
  • személyes adatok illetéktelen harmadik személy részére történő szándékos vagy gondatlan kiadása, hozzáférhetővé tétele,
  • adatfeldolgozóinak gondatlan vagy szándékos magatartása.

A Konzorcium fentiek megakadályozása érdekében:

  • csak annak enged hozzáférést a személyes adathoz, akinek munkája ellátásához ez elengedhetetlenül szükséges, a hozzáférést felhasználónévvel és jelszóval biztosítja,
  • szervereit, informatikai biztonsági rendszerét állandóan monitorizálja és az informatikai szolgáltatást nyújtó konzorciumtől elvárható biztonsági fokot biztosítja, eszközparkját ennek megfelelően alakítja,
  • munkavállalókat tájékoztatja a szükséges adatvédelmi intézkedésekről,
  • adatfeldolgozóit gondos körültekintéssel választja meg, és velük adatfeldolgozói szerződést köt.

Hogyan férhetek hozzá adataimhoz, hogyan tájékozódhatok a kezelt adataimról?

A regisztrációra szolgáló rendszerünkben Ön adatai módosítását, helyesbítését, javítását a Konzorcium részére küldött e-mailben kérheti, továbbá kérhet tájékoztatást arról, hogy milyen adatait milyen célból tartjuk nyilván. Módosítási, tájékoztatási kérelmét haladéktalanul (legalább 3 maximum 15 napon belül) teljesítjük. Kapcsolat: kutatokejszakaja@rcisd.eu.

A honlapon regisztrált felhasználók személyes adatai a saját felhasználói profiljukban is tárolásra kerülnek. Minden felhasználó megtekintheti, szerkesztheti vagy törölheti a személyes adatait bármikor. Az adatkezelő vagy feldolgozó ezen információkat szintén megtekinthetik és szerkeszthetik abban az esetben, ha ezt az érintett kéri, vagy arra jogszabályi kötelezettség áll fenn. A bizonyítottan nem a valóságnak megfelelő adatot (pl. hamis név) töröljük a rendszerből.

Milyen további jogaim vannak az adatkezeléssel kapcsolatban?

  • Saját helyzetével kapcsolatos okból, jogos érdeken alapuló adatkezelés esetében Ön bármikor tiltakozhat az adatkezelés ellen (tiltakozáshoz való jog),
  • kérésére meghatározott feltételek esetén (GDPR 18.cikk) korlátozzuk az adatkezelést (korlátozáshoz való jog)
  • kérheti az Önre vonatkozó, Ön által rendelkezésre bocsátott adatok más adatkezelő részére történő továbbítást (adathordozhatósághoz való jog).

Hová fordulhatok ha az adatkezeléssel kapcsolatban panaszom merül fel?

Amennyiben észrevétele, panasza merül fel személyes adatainak kezelésével kapcsolatban kérjük, hogy először minket keressen fel a tájékoztató elején megadott elérhetőségeken.

Az érintett jogosult arra, hogy a jogszabály által erre a feladatra kijelölt hatóságnál panaszt tegyen. A hatóság hallgatása vagy döntése ellen az érintett bírósághoz fordulhat.

Az érintett jogosult arra, hogy a jogszabály által erre a feladatra kijelölt hatóságnál panaszt tegyen.

Kijelölt hatóság:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság

1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11. www.naih.hu

+36-30-683-5969, ugyfelszolgalat@naih.hu

A hatóság hallgatása vagy döntése ellen az érintett bírósághoz fordulhat.

Az érintett jogosult arra, hogy személy adatainak jogellenes kezelése esetén bírósághoz forduljon.