Adatvédelmi irányelvek

Kutatók Éjszakája 2021

ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ

Tisztelettel kérjük, hogy figyelmesen olvassa el ezt az adatkezelési tájékoztatót, melyben az RCISD Regionális Tudásközpont Kft. (székhely: 1021 Budapest, Hűvösvölgyi út 54. V/1.), a továbbiakban: “Adatkezelő” vagy “Programszervező”, mint a Kutatók Éjszakája program – továbbiakban: Program – szervezője tájékoztatja a honlapján regisztrálókat, programján résztvevőket személyes adataik kezeléséről és védelméről, az érintett jogairól.

Bármilyen kérdés, észrevétel esetén az alábbi elérhetőségeken állunk rendelkezésére:

Kik vagyunk?

Az RCISD – Regionális Tudásközpont Kft. 2012 óta vesz részt a Kutatók Éjszakája projektben és 2016 óta koordinátora a programsorozatnak. Honlapunk: http://rcisd.eu/, székhelyünk: 1021 Budapest, Hűvösvölgyi út 54. V/1. A kutatokejszakaja.hu oldalt 2018 tartjuk fent.

Kapcsolat: kutatokejszakaja@rcisd.eu

Kinek az adatai érintettek?

Az adatkezelési tájékoztatónk természetes személyekre vonatkozó személyes adatok kezelésére terjed ki, azaz minden olyan esetre vonatkozik, amikor a Programmal kapcsolatban olyan adat, információ birtokába jut, amely természetes személlyel összeköthető, vele azonosítható adatra vonatkozik. Jelen adatkezelési tájékoztató a Kutatók Éjszakája programban résztvevők, a programra regisztrálók adatainak kezelésére terjed ki.

Milyen jogszabályok alapján történik az adatkezelés?

  • AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETE (GDPR);
  • Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról 2011. évi CXII. Törvény;
  • Az Európai Adatvédelmi Testület és az Adatvédelmi Hivatal (NAIH) állásfoglalásai.

Milyen forrásból származnak az adatok, és milyen okból kezelik az adataim?

A Programmal kapcsolatban több jogalapja (jogszabály által biztosított oka) lehet annak, hogy adatait kezeljük.

1.Ön hozzájárulását adta az adatkezeléshez, az alábbiak szerint:

A honlapon/közösségi oldalon keresztül a Programra jelentkező résztvevők és fogadóhelyek nevében eljáró természetes személyek (továbbiakban: Érintett) önkéntesen regisztrálhatnak és adhatnak meg azonosításra alkalmas személyes adatokat. Az önkéntes adatmegadással a Érintettek hozzájárulnak ahhoz, hogy a Konzorciumunk a jelen tájékoztatóban foglaltak szerint kezelje a megadott adatokat. Az adatokat Ön adja meg részünkre, vagy (intézményi fogadóhelyek esetében) az Ön felhatalmazásával kollégája adta meg az Ön elérhetőségét a program lebonyolításával kapcsolatos kommunikáció céljából.

Kezelt személyes adatok:

résztvevők esetén: név, e-mail cím, IP cím

intézmények (fogadóhelyek) esetén: kapcsolattartó neve, személyes vagy munkahelyi e-mail címe, személyes vagy munkahelyi telefonszáma, egyéb megadott elérhetőségi adatai, IP cím

Különleges, azaz szenzítiv adatkezelés nem történik.

Kezelt személyes adatait automatizált módon történő döntéshozatalra, profilalkotásra nem használjuk.

A megadott adatokat adatkezelőn és adatfeldolgozókon túl további félnek nem adjuk ki.

2. Programszervező szolgáltatás teljesítése – rendezvény lebonyolítása – miatt kezeli az adatait

Ön szóban (telefonon), vagy írásban (e-mailen, internetes felületen keresztül) szolgáltatás teljesítésére szerződött velünk, tipikusan: a Kutatók Éjszakája programunkban kíván résztvenni. Ahhoz, hogy a szolgáltatást teljesíteni tudjuk, adatait nyilván kell tartanunk.

3. Adatkezelő akkor is kezelheti adatait, ha jogos érdeket tud bizonyítani adatai kezelése vonatkozásában. Ilyen jogos érdek áll fenn, amennyiben Ön elveszíti okiratait a program során. Ebben az esetben az Ön felkutatásáig – ennek sikertelensége esetén – Hatóság részére történő leadásig – tartja nyilván az okiratokat. Az okiratok leadását követően semmilyen másolat, adat nem kerül tárolásra.

Képmás és hangfelvétel

Rendezvényeinken kép- és hangfelvételek történhetnek, a rendezvény sajtónyilvános esemény. Amennyiben ez a felvétel nem tömegfelvétel, azaz egyedi azonosításra alkalmas és így személyes adatot hordoz, ez minden esetben az érintett írásbeli hozzájárulásával történik, amelyet az Ön a honlapon vagy az ön által meglátogatott helyszínen jelez számunkra. Az írásbeli hozzájárulással Ön az alábbiakhoz is hozzájárulását adja számunkra:

A kép- és hangfelvételeket a Kutatók Éjszakája programban résztvevő fogadóhely és a Programszervező a Kutatók Éjszakája program és/vagy Programszervező céljainak (a program társadalmi hatásának vizsgálata, kutatás népszerűsítése, nők esélyegyenlőségének növelése a tudományban) és programjainak népszerűsítése céljából további hozzájárulás nélkül, térítésmentesen, tér és időbeli korlátozás nélkül, a nyilvánossághoz közvetítésre alkalmas bármely technológia útján korlátlan számban és módon nyilvánossághoz közvetítheti, valamint a szerzői jogról szóló 1999. évi LXXVI. törvényben rögzített valamennyi ismert felhasználási módon [így különösen földi és/vagy műholdas sugárzással vagy bármely más módon – a hozzáférés lehetőségét a nyilvánosság tagjai számára egyénileg megválaszthatóan is – történő nyilvánossághoz közvetítéssel, átdolgozással, kiadással, bármely ismert eljárással pl. kép- vagy hangfelvételen rögzítéssel, illetve számítógéppel vagy elektronikus adathordozóra másolással) történő többszörözés és a többszörözött műpéldányok terjesztésének (beleértve azok forgalomba hozatal céljából az országba történő behozatalát is) útján] felhasználhatja Program során. A cél lehetetlenné válásával, az Adatkezelő megszűnésével vagy az érintett kérelmével a felvételek – a technikai lehetőségek szerint – törlésre kerülnek.

Kérjük, hogy amennyiben nem járul hozzá fenti felhasználáshoz, úgy ne adja írásbeli hozzájárulását, úgy ezt a regisztráció folyamán jelezze előre számunkra. Amennyiben a későbbiekben írásbeli hozzájárulását vissza kívánja vonni, úgy ezt írásban (e-mailen vagy postai úton) közölheti Adatkezelővel, és Adatkezelő mindent megtesz annak érdekében, hogy az Önről készült kép- és hangfelvételek haladéktalanul törlésre kerüljenek, de felhívjuk figyelmét arra, hogy Adatkezelőhatókörén kívüli kimentett megjelenésekért nem áll módunkban felelősséget vállalni (pl. honlap vagy közösségi oldal Érintettek lementenek képeket).

Hogyan és Miért kezeljük adatait?

Az adatkezelés célja

Az adatkezelés célja az Érintettel való kommunikáció, a Érintett által rendelt szolgáltatások teljesítése (tipkusan a Kutatók Éjszakája programon való rendezvény szolgáltatásainak bonyolítása).

Adatfeldolgozók

Adatkezelőadatfeldolgozóiról elérhetőségeinken kaphat tájékoztatást. Adatfeldolgozóinkkal minden esetben adatfeldolgozási szerződést kötünk, amely szerződésben az adatfeldolgozók kötelezettséget vállalnak a jelen tájékoztató szerinti adatkezelésre.

Adatok törlése, tárolása

Adatkezelő az érintett írásbeli kérésére törli (megsemmisíti) azon adatokat, amelyek megőrzésére jogszabály nem kötelezi, vagy amely adatok szerződéses kötelezettsége teljesítése már nem szükséges, amelynek kezelését illetően jogos érdeket nem tud bizonyítani és alátámasztani vagy amely adat törlését az érintett kéri és adatkezelés kizárólag az Ön hozzájárulásán alapul.

Az elektronikus adatok olyan módon kerülnek törlésre, hogy visszaállításuk ne legyen lehetséges, a papíralapú adatok megsemmisítőben vagy erre jogosítvánnyal rendelkező megsemmisítéssel főtevékenysége szerint szakszerűen foglalkozó vállalkozó, vállalat megbízásával kerül sor.

Az adatokat Adatkezelő elsősorban elektronikus úton gyűjti és tárolja saját szervereken, amelyet többszintű tűzfal-rendszer és vírusirtó véd. Az adatokat hozzáférési jogosultságok korlátozásával, erős jelszóval is védjük.

Az esetlegesen papír alapon kezelt személyes adatok (pl. fogadóhelyen átadott hozzájárulás) Adatkezelőszékhelyénmappákba lefűzve kerülnek tárolásra megfelelő fizikai védelemmel (bejutási korlátozások, munkavállalói oktatás).

Az adatok megőrzési ideje, törlési határidők:

  • hozzájárulás alapján kezelt adatok (pl. képmás, hírlevélre feliratkozással kapcsolatos adatok): haladéktalanul, ahogy az érintett hozzájárulását visszavonta, vagy az adatkezelés jogalapja és/vagy célja megszünt
  • igény szerint töröljük, más esetben a projekt után egy évig tároljuk, majd megsemmisítjük.
  • program teljesítése érdekében kezelt adatok (regisztrációs adatok): program teljesítését követő egy év után, kivéve azon adatok, amelyeket jogszabályi kötelezettségnél fogva kezelnünk kell (pl. amennyiben számla kiállítás történik, a számlán szereplő személyes adatok)
  • jogos érdek alapján kezelt adatok: jogos érdek megszűnését követően ésszerű határidőn belül (pl. elveszett iratok adatai a visszaszolgáltatással, Hatóság részére történő leadással).

Adatkezelő továbbítja-e az adataim?

Adatkezelő adatokat csak az alábbi esetekben továbbít:

  • vele adatfeldolgozási szerződést kötő, a program teljesítésében közreműködő alvállalkozója, partnere részére, különös tekintettel a program lebonyolításában résztvevő fogadóhelyek számára, amennyiben a szolgáltatás teljesítéséhez az adatok továbbítása szükséges vagy
  • ha az adattovábbítást az érintett kéri, vagy ahhoz előzetesen hozzájárult, vagy
  • ha erre jogszabály kötelezi.

Adatkezelő fentiek megakadályozása érdekében:

  • csak annak enged hozzáférést a személyes adathoz, akinek munkája ellátásához ez elengedhetetlenül szükséges, a hozzáférést felhasználónévvel és jelszóval biztosítja,
  • szervereit, informatikai biztonsági rendszerét állandóan monitorizálja és az informatikai szolgáltatást nyújtó Adatkezelőtől elvárható biztonsági fokot biztosítja, eszközparkját ennek megfelelően alakítja,
  • munkavállalókat tájékoztatja a szükséges adatvédelmi intézkedésekről,
  • adatfeldolgozóit gondos körültekintéssel választja meg, és velük adatfeldolgozói szerződést köt.

Hogyan férhetek hozzá adataimhoz, hogyan tájékozódhatok a kezelt adataimról?

A regisztrációra szolgáló rendszerünkben Ön adatai módosítását, helyesbítését, javítását Adatkezelő részére küldött e-mailben kérheti, továbbá kérhet tájékoztatást arról, hogy milyen adatait milyen célból tartjuk nyilván. Módosítási, tájékoztatási kérelmét haladéktalanul (haladéktalanul, tehát legalább 5 maximum 15 napon belül) teljesítjük. Kapcsolat: kutatokejszakaja@rcisd.eu.

A honlapon regisztrált felhasználók személyes adatai a saját felhasználói profiljukban is tárolásra kerülnek. Minden felhasználó megtekintheti, szerkesztheti vagy törölheti a személyes adatait bármikor. Az adatkezelő vagy feldolgozó ezen információkat szintén megtekinthetik és szerkeszthetik abban az esetben, ha ezt az érintett kéri, vagy arra jogszabályi kötelezettség áll fenn. A bizonyítottan nem a valóságnak megfelelő adatot (pl. hamis név) töröljük a rendszerből.

Milyen további jogaim vannak az adatkezeléssel kapcsolatban?

  • Saját helyzetével kapcsolatos okból, jogos érdeken alapuló adatkezelés esetében Ön bármikor tiltakozhat az adatkezelés ellen (tiltakozáshoz való jog),
  • kérésére meghatározott feltételek esetén (GDPR 18.cikk) korlátozzuk az adatkezelést (korlátozáshoz való jog)
  • kérheti az Önre vonatkozó, Ön által rendelkezésre bocsátott adatok más adatkezelő részére történő továbbítást (adathordozhatósághoz való jog).

Hová fordulhatok ha az adatkezeléssel kapcsolatban panaszom merül fel?

Amennyiben észrevétele, panasza merül fel személyes adatainak kezelésével kapcsolatban kérjük, hogy először minket keressen fel a tájékoztató elején megadott elérhetőségeken.

Az érintett jogosult arra, hogy a jogszabály által erre a feladatra kijelölt hatóságnál panaszt tegyen. A hatóság hallgatása vagy döntése ellen az érintett bírósághoz fordulhat.

Az érintett jogosult arra, hogy a jogszabály által erre a feladatra kijelölt hatóságnál panaszt tegyen.

Kijelölt hatóság:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság

1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11. www.naih.hu

Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.

+36-30-683-5969, ugyfelszolgalat@naih.hu

A hatóság hallgatása vagy döntése ellen az érintett bírósághoz fordulhat.

Az érintett jogosult arra, hogy személy adatainak jogellenes kezelése esetén bírósághoz forduljon.